Diel deviaty: Minimalizujte administráciu

Myslím, že nadpis dnešného predposledného dielu tohto seriálu je jednoznačný. Verím, že každý z nás prešiel obdobím, keď hľadal tú správnu fotku na plochu, reinštaloval operačný systém, reorganizoval archivačné postupy. Niektorí to dotiahli do dokonalosti a dvakrát do týždňa inštalovali novú distribúciu Linuxu. Postavte si na stôl hodiny a zmerajte si, koľko času tieto činnosti zaberú. Vyčíslite váš hodinový príjem za takýto deň. Problém je, že čas beží a úprava ešte tejto maličkosti sa dokáže nasčítať do neproduktívneho dňa.

Administrácia je dôležitá, ale môže veľmi jednoducho zhltnúť váš čas a energiu:

Majte svoje online prostredie a počítač organizovaný, osvojte si systém a držte sa ho.
Osvojte si efektívne cesty ako sa starať o financie, dane, doménové registrácie, affiliate a doplnkové príjmy – alebo si najmite účtovníka, aby to robil za vás.
Dajte si pozor aby sa archivovanie a upratovanie na disku, v e-mailoch, nestalo zámienkou pre odkladanie skutočnej práce na neskôr.

Praktické odporúčania: V rámci rešeršnej prípravy na túto sériu som objavil niekoľko názorov: Udržiavam skutočne jednoduchý zošit na evidenciu rôznych prímov, aby som si zabezpečil, že budem platiť správne čiastky v správnom čase. Papierový archivačný systém nie je ten najvkusnejší, ale viem kde všetko je. Počítačový systém mám veľmi dobre organizovaný, s oddelenými zložkami pre rôzne projekty, obrázkové banky, nápady, faktúry a tak podobne. Veľmi mi pomáha Spotlight v OS X.

Finančné veci som delegoval. Nastavil som vzťah s mojou účtovnou firmou tak, aby zadávanie podkladov bolo súčasne spätnou kontrolou a aby celková interakcia bola minimálna.

Mám vytvorený systém raz položiť, zatriediť, potom už len pracovať. Keď súbor niekam uložím už ho viac nepremiestňujem. Používam vyhľadávanie na lokále a v histórii navštívených stránok pomocou programu Google desktop search.

Namiesto prepracovanej organizácie a triedenia používam vyhľadávanie. Môj systém zložiek má maximálne dve úrovne: Podľa projektu a potom do logických skupín, ktoré závisia od typu projektu. Maximálne využívam koreňový adresár projektu. Súbory tam postupne zapadajú pod nánosom nových a nových súborov. Tie s ktorými sa pracuje sú navrchu, keď potrebujem nájsť niečo staršie, nemusím sa vnárať a vynárať do rozsiahlej štruktúry. Ak adresár obsahuje menej ako 10 súborov, jeho existencia prispieva viac k strácaniu ako k organizovanosti.

Kde sa len dá, používam smart/dynamické triedenie, keď stroj automaticky triedi podľa zadanej masky. Preto nepodceňujem vypĺňanie maximálneho množstva parametrov.

Zajtra (8.5.) máme zas sviatok, takže posledný, desiaty diel tohto seriálu vyjde v stredu 9.5.