Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu

Nepredpokladajte, že váš pracovný systém je najlepší aký by mohol byť. Sú tu vždy možnosti zlepšovania.
Hľadajte spôsoby ako skrátiť alebo zautomatizovať bežné alebo pracné úlohy, ktoré vyčerpávajú vašu produktivitu.
Obzerajte sa po novom software a nástrojoch na zvýšenie produktivity, ktoré by ste mohli zapojiť do vášho pracovného systému.
Používajte robustný SW s prebytkom funkcii.
Upravte si administratívne rozhranie webových aplikácii, CMS.
Píšte si dokumentáciu k svojim rutinným činnostiam.

Praktické odporúčania: V rámci rešeršnej prípravy na túto sériu som objavil niekoľko názorov: Prechod od Bloglines na Google Reader a prevedením maxima noviniek a správ do RSS formátu mi ušetrilo mnoho pracovného času. Typinator (Mac OS) Autohotkey (Win) je brilantný program na klávesové skratky, bez ktorého už ani nemôžem byť. Práca na dvoch monitoroch tiež jednoznačne zvyšuje moju produktivitu.

Mám svoj obľúbený SW a vytrvalo pri ňom zostávam. Naučil som sa všetky jeho finty, ovládam ho pomocou klávesových skratiek, zautomatizoval som si v ňom pracovné postupy. Prejsť na iný SW vyžaduje vloženie veľkého množstva energie, ktorá neprinesie žiadne priame výsledky. Prechodne by sa dokonca znížila produktivita práce. Preto treba venovať dostatočný čas na výber toho správneho pracovného nástroja.

Keď prejdete blogy dlhoročných profesionálov nájdete veľký konzervatizmus vo využívaní nástrojov.

Keď robím nejakú činnosť tretíkrát rovnakým postupom, začnem hľadať nástroj, ktorý by to urobil za mňa. Internet je veľký, určite to už niekto na svete vyriešil.

Ak začínate, vyberte si nástroj s rezervou v ponuke funkcii. O MS Worde (OO.org rovnako len v bledoružovom) sa hovorí, že bežný užívateľ využije 10% funkcii, ktoré ponúka. No v momente, keď si vaša práca vyžiada vytvorenie hromadnej korešpondencie, máte ju k dispozícii. V momente, keď potrebujete vytvoriť obsah 50 stranového dokumentu, máte túto funkciu na jeden klik od vás. Ak by ste využívali jednoúčelový SW, museli by ste zháňať nový, inštalovať, učiť sa ho používať…

K mohutným SW patrí ešte jedno poučenie: Naučte sa každý mesiac používať jednu novú funkciu. Spoznáte tak pokročilé funkcie a v momente, keď budete potrebovať riešiť problém, budete vedieť aký nástroj je vhodný a hlavne budete ho vedieť rýchlo použiť. Nie je nič horšie, ako keď musíte písať diplomovku a vy sa učíte nie len samotný predmet, ale aj správnu štylistiku, správne formátovanie vedeckej práce a ovládanie textového editora a prácu s kontingenčnými tabuľkami k tomu.

Upravte si admin rozhranie svojho CMS tak, aby vyhovovalo vám. Doplňte atribút accesskey k tlačítkam a odkazom. Ovládajte web klávesnicou. Napíšte si svoju webovú stránku do ktorej si nasyslíte rôzne vyhľadávacie formuláre, odkazy, API služieb… Budete tak môcť pracovať kdekoľvek ako by ste boli doma.

Zapisujte si postupy, ktoré ste použili. Nie je nič frustrujúcejšie ako pozerať do vlastného súboru plného funkcii a odhaľovať, prečo niektoré počítajú s číslami a niektoré pracujú s číslom ako textom. Že ste pred pol rokom dva dni hľadali chybu a zistili, že stroj odmazal nulu na začiatku EAN kódov si má pamätať poznámkový blok.

Zamestnajte ďalšieho človeka. Nebojte sa toho. Keď nebude robiť to čo chcete, tak ho prepustíte. Váš zlý výber vás môže stáť tak maximálne 2 mesačné platy a odvody k tomu. Na druhej stranu si spočítajte koľko práce s vyššou pridanou hodnotou za ten čas urobíte vy a rozhodnite sa. Vďaka tomu, že si priebežne vytváram dokumentáciu k rutinným činnostiam, bude zadanie veľmi rýchle a kontrola jednoznačná. Dostane manuál, začne na prvej strane a keď príde na poslednú, otočí ho a začne znovu.

Delegovanie je dobrý spôsob ako sa zbaviť bežných a opakujúcich sa pracovných činností. Keď nechcete zamestnávať iných tak delegujte iným firmám.