Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority

Ja viem, vyzerá to ako socialistické päťročnica. No skúste sa postaviť pred svojich 10 podriadených a povedať im: Treba urobiť tento projekt. Do kedy ho dokončia? Jeden má pocit, že stačí do týždňa, jeden do mesiaca, tretí si zájde na kafčo a zdrhá na kúpalisko, štvrtý… Rovnako je to aj, keď ste sám sebe šéfom. Pritom stačí k prvej vete dodať: Termín je 30 dní. A v tom momente ste spustili proces plánovania.

Voľnomyšlienkárske projekty sú zábavka, ale plán a stanovenie priorít vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele:

Povedzte si prečo, riešite ten-ktorý projekt a čo tým chcete docieliť. Viac peňazí, osobné uznanie, lepšie vedomosti sú príklady dobrých cieľov
Prestaňte s projektom, ktorý je nespeňžiteľný – toto je bezpodmienečne nevyhnutné. Aj keby boli zazmluvnené alebo inak dôležité.
Prestaňte s projektom, ktorý je postrádateľný – ten, ktorý by bolo dobré dokončiť, ale tiež ho môžete kľudne nechať deň či dva „dozrievať“.
Plánujte si prácu na projektoch, ktoré ste určili ako prioritné. Budete sa lepšie sústrediť a dosiahnete viac, ak budete vedieť čo potrebujete docieliť každý deň.

Takže ešte raz a v skratke:

Stanovte, ktoré projekty sú dôležité
Rozplánujte si prácu na týchto projektoch
Pravidelne kontrolujte plnenie plánu

Praktické odporúčania: V rámci rešeršnej prípravy na túto sériu som objavil tento názor: Niektoré články, ktoré som písal aj keď som za ne nedostal zaplatené. Udržiavam si denné záznamy o tom, koľko som za deň napísal, takže viem kedy dosiahnem cieľ. Snažím sa pracovať aj na tlačových konferenciách a osobných stretnutiach, ktoré ma vytiahli z domu a tak môžem maximalizovať množstvo práce, ktorú dokončím na ceste.

Murphy hovorí: Odklad je najvražednejšia forma zamietnutia.

Ja som si rozdelil projekty na tri kategórie: Prvá kategória sú projekty už dnes zarábajúce, druhá sú projekty, ktoré sú vymyslené, len ich treba postaviť a tretia sú projekty v štádiu myšlienkovej konštrukcie. V tomto poradí majú aj prioritu pri dvíhaní telefónov, vytváraní týždenného a denného plánu práce.

Vždy v pondelok si naplánujem prácu na celý týždeň. Vrátane hodinových blokov pre jednotlivé projekty, návštevy seminárov, stretnutí s obchodnými partnermi. Tak môžem v ďalší pondelok sám seba zhodnotiť a vytvoriť plán na ďalší týždeň tak, aby som zo seba vyťažil vlastné rezervy.

Vždy sa hodí nejaká bútľavá vŕba, ktorej sa môžete posťažovať, pochváliť sa. Aj keď neporadí, vám to pomôže utriediť si myšlienky. Manželky sa na to hodia výborne.

Raz do mesiaca hrám takú manažérsku hru na šéfa a podriadeného. Na také to, fakt veľké zviera. Pozriem sa na uplynulý mesiac pohľadom šéfa a zhodnotím splnenie naplánovaných cieľov. A pridelím si odmeny na základe zhodnotenia dosiahnutých cieľov. Väčšinou nepridelím, som na seba dosť tvrdý. Tiež prehodnotím zaradenie jednotlivých projektov do kategórii podľa priority. Mesiac je tak maximum času, ktoré by som vyplytval na neperspektívny projekt.

Od rána do večera mám na pozadí pustený Outlook. Poviem vám, je to tvrdý šéf a občas mu nechutne nadávam. Po slovensky, takže nerozumie.