Pred nedávnom prebehli diskusie a stále sa opakujú, čo s neprečítanou poštou. Samozrejmé ideálne riešenie je poslať všetkých rovno do koša. Och ako často a ako rád by som tam poslal mnoho e-mailov, no nedá sa. Treba na ne reagovať. A tu ma prekvapilo, že mnohí, inak sofistikovane pôsobiaci ľudia, využívajú jediný nástroj a to je ovľajočkovanie, praporkovanie. Neviem, nerozumiem pohnútkam, ale asi to bude naozaj obľúbená činnosť nad listami kolegov a obchodných partnerov, keďže aj Gmail ako základnú možnosť ponúka označenie správy hviezdičkou.
Ide to aj inak
Čo s takou správou, keď už sa prebila cez horu antispamových filtrov a vírusových kontrol? Sú dve možnosti, správa vyžaduje akciu a správa nevyžaduje akciu. Ak nevyžaduje akciu, škoda, že sa vôbec narodila. Mne pomáha príležitostná otázka pre odosielateľa, že čo s tým mám robiť. A keď nič, tak že takú správu nechcem. Na tretíkrát pochopia všetci. Tak som vyriešil e-mailové pakoviny a teraz k tým akciám. Ak teda treba akciu, tak, ako správne uvažujúci manažér, treba ju naplánovať. A sme pri koreni veci, teda akcie. Plánovanie, znamená zdať do kalendára, do zoznamu úloh na zajtra. Prípadne ak je termín ASAP teda včeraboloneskoro, tak treba napísať správu o výsledku, takže predsa len treba naplánovať, čiže zadať do kalendára, do zoznamu úloh na zajtra. Robte si poznámky, ukazujú, že pracujete! Všimli ste si? Žiadne hviezdičkovanie, praporkovanie či vľajočkovanie. Pekne zapísať do kalendára (elektronického či papierového) do zoznamu úloh (elektronického či papierového).
Akú verziu, či elektronickú, online, offline, či papierovú zvoliť, je len a len na osobných sympatiách. Akokoľvek by som vás chcel presviedčať, že elektronické formy sú lepšie, nebude sa mi to dariť a to z prozaického dôvodu. Už roky používam kombináciu MS Outlook a PDA a napriek tomu, či práve preto, neodvažujem sa povedať, že takto je to efektívnejšie. Aby sa ukázali elektronické verzie efektívnejšie, museli by ich používať všetci v mojom okolí. A druhá vec je, že zatiaľ som neobjavil skutočne ergonomické riešenie.
A ako ste na tom vy? Používate spolu s e-mailovým klientom aj kalendár a zoznam úloh?
