Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu

  • Nepredpokladajte, že váš pracovný systém je najlepší aký by mohol byť. Sú tu vždy možnosti zlepšovania.
  • Hľadajte spôsoby ako skrátiť alebo zautomatizovať bežné alebo pracné úlohy, ktoré vyčerpávajú vašu produktivitu.
  • Obzerajte sa po novom software a nástrojoch na zvýšenie produktivity, ktoré by ste mohli zapojiť do vášho pracovného systému.
  • Používajte robustný SW s prebytkom funkcii.
  • Upravte si administratívne rozhranie webových aplikácii, CMS.
  • Píšte si dokumentáciu k svojim rutinným činnostiam.

Praktické odporúčania: V rámci rešeršnej prípravy na túto sériu som objavil niekoľko názorov: Prechod od Bloglines na Google Reader a prevedením maxima noviniek a správ do RSS formátu mi ušetrilo mnoho pracovného času. Typinator (Mac OS) Autohotkey (Win) je brilantný program na klávesové skratky, bez ktorého už ani nemôžem byť. Práca na dvoch monitoroch tiež jednoznačne zvyšuje moju produktivitu.

Mám svoj obľúbený SW a vytrvalo pri ňom zostávam. Naučil som sa všetky jeho finty, ovládam ho pomocou klávesových skratiek, zautomatizoval som si v ňom pracovné postupy. Prejsť na iný SW vyžaduje vloženie veľkého množstva energie, ktorá neprinesie žiadne priame výsledky. Prechodne by sa dokonca znížila produktivita práce. Preto treba venovať dostatočný čas na výber toho správneho pracovného nástroja.

Keď prejdete blogy dlhoročných profesionálov nájdete veľký konzervatizmus vo využívaní nástrojov.

Keď robím nejakú činnosť tretíkrát rovnakým postupom, začnem hľadať nástroj, ktorý by to urobil za mňa. Internet je veľký, určite to už niekto na svete vyriešil.

Ak začínate, vyberte si nástroj s rezervou v ponuke funkcii. O MS Worde (OO.org rovnako len v bledoružovom) sa hovorí, že bežný užívateľ využije 10% funkcii, ktoré ponúka. No v momente, keď si vaša práca vyžiada vytvorenie hromadnej korešpondencie, máte ju k dispozícii. V momente, keď potrebujete vytvoriť obsah 50 stranového dokumentu, máte túto funkciu na jeden klik od vás. Ak by ste využívali jednoúčelový SW, museli by ste zháňať nový, inštalovať, učiť sa ho používať…

K mohutným SW patrí ešte jedno poučenie: Naučte sa každý mesiac používať jednu novú funkciu. Spoznáte tak pokročilé funkcie a v momente, keď budete potrebovať riešiť problém, budete vedieť aký nástroj je vhodný a hlavne budete ho vedieť rýchlo použiť. Nie je nič horšie, ako keď musíte písať diplomovku a vy sa učíte nie len samotný predmet, ale aj správnu štylistiku, správne formátovanie vedeckej práce a ovládanie textového editora a prácu s kontingenčnými tabuľkami k tomu.

Upravte si admin rozhranie svojho CMS tak, aby vyhovovalo vám. Doplňte atribút accesskey k tlačítkam a odkazom. Ovládajte web klávesnicou. Napíšte si svoju webovú stránku do ktorej si nasyslíte rôzne vyhľadávacie formuláre, odkazy, API služieb… Budete tak môcť pracovať kdekoľvek ako by ste boli doma.

Zapisujte si postupy, ktoré ste použili. Nie je nič frustrujúcejšie ako pozerať do vlastného súboru plného funkcii a odhaľovať, prečo niektoré počítajú s číslami a niektoré pracujú s číslom ako textom. Že ste pred pol rokom dva dni hľadali chybu a zistili, že stroj odmazal nulu na začiatku EAN kódov si má pamätať poznámkový blok.

Zamestnajte ďalšieho človeka. Nebojte sa toho. Keď nebude robiť to čo chcete, tak ho prepustíte. Váš zlý výber vás môže stáť tak maximálne 2 mesačné platy a odvody k tomu. Na druhej stranu si spočítajte koľko práce s vyššou pridanou hodnotou za ten čas urobíte vy a rozhodnite sa. Vďaka tomu, že si priebežne vytváram dokumentáciu k rutinným činnostiam, bude zadanie veľmi rýchle a kontrola jednoznačná. Dostane manuál, začne na prvej strane a keď príde na poslednú, otočí ho a začne znovu.

Delegovanie je dobrý spôsob ako sa zbaviť bežných a opakujúcich sa pracovných činností. Keď nechcete zamestnávať iných tak delegujte iným firmám.

Ďalšie časti seriálu:
Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie
Diel druhý: Buďte na seba dobrý
Diel tretí: Pracujte vo vašom prirodzenom rytme
Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority
Diel piaty: Vychovávajte svoju sieť, poznajte vaše kontakty
Diel šiesty: Využite užitočné príležitosti
Diel siedmy: Vyhnite sa arogancii. Dajte si pozor na falošnú skromnosť.
Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu – práve ste dočítali
Diel deviaty: Minimalizujte administráciu

Diel siedmy: Vyhnite sa arogancii. Dajte si pozor na falošnú skromnosť.

  • Nekonajte tak, ako by ste všetko vedeli a preto vás musia všetci počúvať a súhlasiť z vašim pohľadom na vec. Oni nebudú.
  • Zbavte sa v rozhovoroch sebaobhajovania a dovysvetľovania
  • Nezhadzujte sa, alebo nepíšte tak, aby ste zhadzovali svoju odbornosť.
  • Usilujte sa vyvážiť sebavedomie a pokoru.

Praktické odporúčania: V rámci rešeršnej prípravy na túto sériu som objavil niekoľko názorov: Mám vyhranený názor na mnoho vecí a jednám ako by som ich všetky poznal, ale články, ktoré som písal z väčším citom boli vo všeobecnosti lepšie prijaté čitateľmi a boli rešpektované v rozhovoroch. Pôvabne pripustiť vlastnú chybu je črta majstrov.

S tou majstrovskou črtou to je ale trochu komplikované. Je taká finta, volá sa to dôkaz sporom. Pripustíte, že ste sa mýlili a následne ukážete, že v skutočnosti sa mýlila protistrana.

Nedávno sa mi ozvala konkurencia. Vymenili sme si 3 e-maily. Príjemné to bolo, trochu sme sa oťukávali, akurát protistrana to ukončila neodpoveďou na môj ostatný e-mail. Zanecháva to pocit, že ma chceli len otestovať, získali všetko čo chceli a nie je o čom sa baviť. Vo mne to zanechalo pocit nechutnosti a arogancie. Pritom stačí tak málo. Do posledného e-mailu napísať: Myslím, že naše projekty sa nestretávajú a teda neuvažujeme o ďalšej spolupráci.

Do tohoto dielu by som rád zaradil ešte jedno pravidlo, ktoré si treba uvedomiť, keď sa rozhodnete diskutovať pod článkami, v IM a e-mailovej komunikácii. Nemáte šancu zvíťaziť, môžete len spoločne s protistranou zvíťaziť nad problémom, ktorý riešite.

Negatívna publicita má v budovaní povedomia o osobe, firme tiež svoju váhu. Pravidelne sa ale tvrdí, že neprináša v dlhodobom horizonte taký zisk, ako budovanie pozitívnej značky. Toto je obľúbené klišé, ale skutočne by som rád videl dvojitý slepí pokus, ktorý by túto teóriu potvrdzoval. Preto som v rozpakoch, či nadpis tohoto dielu nie je len tušenie a skutočnosť, prinášajúca zisky a splnenie cieľov je opačná. Či by odporúčanie, ktoré vám prinesie úspech, nemalo byť: Buďte arogantný a zahoďte skromnosť.

Tento diel mal pôvodne končiť vetou: No zabijem sa, že som svetový?. Je však zlá. Druhá časť je totiž sebaobhajovanie. Takže skončím tradične, výzvou k akcii: Diskutujme dnes o prínose arogancie a skromnosti k zisku.

Ďalšie časti seriálu:
Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie
Diel druhý: Buďte na seba dobrý
Diel tretí: Pracujte vo vašom prirodzenom rytme
Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority
Diel piaty: Vychovávajte svoju sieť, poznajte vaše kontakty
Diel šiesty: Využite užitočné príležitosti
Diel siedmy: Vyhnite sa arogancii. Dajte si pozor na falošnú skromnosť. – práve ste dočítali
Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu
Diel deviaty: Minimalizujte administráciu

Diel šiesty: Využite užitočné príležitosti

Dovetok k nadpisu by mal znieť: Naučte sa hovoriť nie.

  • Pozerajte dopredu a buďte otvorený k príležitostiam, ktoré podporujú vaše ciele.
  • Všeobecne, ak vám niekto ponúkne príležitosť (pravidelnú, alebo jednorázovú), je to preto, že vás chce. Ak máte čas, energiu a túžbu – a príležitosť vám pasuje – chyťte sa jej.
  • Dajte si pozor pri projektoch, ktoré znejú dobre, ale môžu potrebovať veľa vášho času a energie a prinesú len malý osoh. Uistite sa, že poznáte východiská a vyhliadky/očakávania pre každý kúsok práce ktorý projektu venujete.
  • Nebojte sa povedať nie na projekty, z ktorých nemáte dobrý pocit, ktoré vám vezmú zdroje z vašich dôležitejších projektov, alebo z ktorých nemáte žiaden prospech.
  • Jednoducho povedané, je dobé byť zahrnutý v projektoch, ktoré prinesú prospech nielen ostatným, ale aj vám.

Praktické odporúčania: V rámci rešeršnej prípravy na túto sériu som objavil niekoľko názorov: Som prekvapený z niektorých príležitostí, ktoré práve prichádzajú vďaka tomu, že píšem pre dva blogy, ktoré sú v tom 1000 na Technorati. Avšak viem aké to je, rezignovať na projekt, ktorý je síce veľmi veľký, ale vzdialil by ma od jadra mojich blogovacích úloh a ktorého benefit je ďaleko menší ako náklady.

V jednej diskusii sa rozoberal problém nevyužitých príležitostí. Jeden z názorov, ktoré tam padli bol, že nevyužité príležitosti majú pozitívnu hodnotu pre predmet podnikania. Lebo ich nevyužitie umožnilo realizovať oveľa výnosnejšie projekty. Proste, neplytvať energiou a časom na kraviny je hodnota nevyužitých príležitostí.

Zaujímavý príspevok k tejto téme prináša aj Seznam. Hlavný majiteľ, Ivo Lukačovič, sa vyjadril v zmysle: My sa budeme sústrediť na vyhľadávanie a obsahové aktivity radšej prenecháme iným.

Keď som pred nedávnom riešil jednu zásadnú otázku, jedným z argumentov pre zmenu bolo, že môj vtedy aktuálny projekt vyžadoval odo mňa rovnaký čas pri tvorivej práci a rovnaký čas za volantom. Zhodnotil som, že v čase, keď by som aj v ďalšom roku najazdil 30-50 tisíc kilometrov, bolo by lepšie zrealizovať oveľa výnosnejšie veci. Niektoré projekty sú práve kvôli časovo náročnému cestovaniu stratové. Aj keď sa na prvý pohľad zdajú ohromne lákavé, často zistíte, že ide len o veľký rozpočet s nulovým súčtom.

Ďalšie časti seriálu:
Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie
Diel druhý: Buďte na seba dobrý
Diel tretí: Pracujte vo vašom prirodzenom rytme
Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority
Diel piaty: Vychovávajte svoju sieť, poznajte vaše kontakty
Diel šiesty: Využite užitočné príležitosti – práve ste dočítali
Diel siedmy: Vyhnite sa arogancii. Dajte si pozor na falošnú skromnosť
Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu
Diel deviaty: Minimalizujte administráciu

Diel piaty: Zušľachťujte svoju sieť kontaktov

Aj keď pracujete sám pre seba, nie ste sám na svete. A už vôbec nie v odbore. Ja poznám teba, ty jeho a on mi môže byť užitočný.

  • Spoznajte ostatných ľudí vo vašom odbore. Kto sú vplyvné osobnosti, kľúčové hlasy, prichádzajúci nováčikovia…
  • Nechávajte relevantné komentáre na iných internetových stránkach a spolupracujte vo fórach a online komunitách. Spolupráca z vás urobí dôveryhodnú autoritu.
  • Udržiavajte svoj kontaktlist aktualizovaný. Spoznávajte zasvätencov a PíáR pracovníkov, dostatočne sa hláste o slovo tak, aby vám posielali novinky a informácie ako prvému. Ale s rozumom, nebuďte otravný.
  • Využívajte sociálne siete vo svoj prospech. Strávte dostatok času podporou/reklamou svojho profilu a predávajte zaujímavý obsah, ale neškoďte svojej práci.
  • Školenia, semináre, rôzne kluby a spolky sú zaujímavým zdrojom kontaktov. Zúčastňujte sa niektorých podujatí pravidelne. Staňte sa „dlhoročným účastníkom“
  • Sledujte, odoberajte odborné časopisy, komorový spravodaj… Sledujte, kto sú autori. Pregúglite si ich, aby ste získali ďalší prehľad o akciách, seminároch, na ktorých by ste sa mohli zúčastniť.
  • Nechajte sa uviesť do spoločnosti, predstaviť autoritou v odbore. Časť jej reputácie je dobrým odrazovým mostíkom na budovanie vlastnej.

Praktické odporúčania: V rámci rešeršnej prípravy na túto sériu som objavil tento názor: Vytváraním siete blogov sa moja online sieť zväčšovala a získal som poriadne množstvo PR kontaktov v UK. Rovnako som skúšal využívať siete ako Twitter a Digg stránku na zlepšenie svojho profilu.

Pravidelne gúglim kontaktné osoby na stránke, hľadám kontaktné informácie, kto sú vlastne majitelia a prevádzkovatelia. Na preskúmanie kto s kým kedy a prečo je zaujímavá stránka Obchodný register na internete.

Pätičky webov sú zaujímavý kontaktný zdroj. A okrem autorov sa mnohokrát dozviete aj aké nástroje, programy šablóny, dodávateľov používajú. Niekedy pomôže zobrazenie zdrojového kódu stránky. Yůhů raz prirovnal niektoré metatagy k psiemu značkovaniu pätníkov.

Keď už sme tou známou osobnosťou v odbore a ponuky sa len tak hrnú, v diele číslo 6 si preberieme čo-to o využívaní a odmietaní príležitostí.

Ďalšie časti seriálu:
Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie
Diel druhý: Buďte na seba dobrý
Diel tretí: Pracujte vo vašom prirodzenom rytme
Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority
Diel piaty: Vychovávajte svoju sieť, poznajte vaše kontakty – Práve ste dočítali
Diel šiesty: Využite užitočné príležitosti
Diel siedmy: Vyhnite sa arogancii. Dajte si pozor na falošnú skromnosť.
Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu
Diel deviaty: Minimalizujte administráciu

Zajtra máme 1. máj, ideálny to deň na rozširovanie a prehlbovanie ústnych a osobných kontaktov pod rozkvitnutou čerešňou, preto ďalší diel vyjde v stredu.

Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority

Ja viem, vyzerá to ako socialistické päťročnica. No skúste sa postaviť pred svojich 10 podriadených a povedať im: Treba urobiť tento projekt. Do kedy ho dokončia? Jeden má pocit, že stačí do týždňa, jeden do mesiaca, tretí si zájde na kafčo a zdrhá na kúpalisko, štvrtý… Rovnako je to aj, keď ste sám sebe šéfom. Pritom stačí k prvej vete dodať: Termín je 30 dní. A v tom momente ste spustili proces plánovania.

Voľnomyšlienkárske projekty sú zábavka, ale plán a stanovenie priorít vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele:

  • Povedzte si prečo, riešite ten-ktorý projekt a čo tým chcete docieliť. Viac peňazí, osobné uznanie, lepšie vedomosti sú príklady dobrých cieľov
  • Prestaňte s projektom, ktorý je nespeňžiteľný – toto je bezpodmienečne nevyhnutné. Aj keby boli zazmluvnené alebo inak dôležité.
  • Prestaňte s projektom, ktorý je postrádateľný – ten, ktorý by bolo dobré dokončiť, ale tiež ho môžete kľudne nechať deň či dva „dozrievať“.
  • Plánujte si prácu na projektoch, ktoré ste určili ako prioritné. Budete sa lepšie sústrediť a dosiahnete viac, ak budete vedieť čo potrebujete docieliť každý deň.

Takže ešte raz a v skratke:

  1. Stanovte, ktoré projekty sú dôležité
  2. Rozplánujte si prácu na týchto projektoch
  3. Pravidelne kontrolujte plnenie plánu

Praktické odporúčania: V rámci rešeršnej prípravy na túto sériu som objavil tento názor: Niektoré články, ktoré som písal aj keď som za ne nedostal zaplatené. Udržiavam si denné záznamy o tom, koľko som za deň napísal, takže viem kedy dosiahnem cieľ. Snažím sa pracovať aj na tlačových konferenciách a osobných stretnutiach, ktoré ma vytiahli z domu a tak môžem maximalizovať množstvo práce, ktorú dokončím na ceste.

Murphy hovorí: Odklad je najvražednejšia forma zamietnutia.

Ja som si rozdelil projekty na tri kategórie: Prvá kategória sú projekty už dnes zarábajúce, druhá sú projekty, ktoré sú vymyslené, len ich treba postaviť a tretia sú projekty v štádiu myšlienkovej konštrukcie. V tomto poradí majú aj prioritu pri dvíhaní telefónov, vytváraní týždenného a denného plánu práce.

Vždy v pondelok si naplánujem prácu na celý týždeň. Vrátane hodinových blokov pre jednotlivé projekty, návštevy seminárov, stretnutí s obchodnými partnermi. Tak môžem v ďalší pondelok sám seba zhodnotiť a vytvoriť plán na ďalší týždeň tak, aby som zo seba vyťažil vlastné rezervy.

Vždy sa hodí nejaká bútľavá vŕba, ktorej sa môžete posťažovať, pochváliť sa. Aj keď neporadí, vám to pomôže utriediť si myšlienky. Manželky sa na to hodia výborne.

Raz do mesiaca hrám takú manažérsku hru na šéfa a podriadeného. Na také to, fakt veľké zviera. Pozriem sa na uplynulý mesiac pohľadom šéfa a zhodnotím splnenie naplánovaných cieľov. A pridelím si odmeny na základe zhodnotenia dosiahnutých cieľov. Väčšinou nepridelím, som na seba dosť tvrdý. Tiež prehodnotím zaradenie jednotlivých projektov do kategórii podľa priority. Mesiac je tak maximum času, ktoré by som vyplytval na neperspektívny projekt.

Od rána do večera mám na pozadí pustený Outlook. Poviem vám, je to tvrdý šéf a občas mu nechutne nadávam. Po slovensky, takže nerozumie.

Ďalšie časti seriálu:
Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie
Diel druhý: Buďte na seba dobrý
Diel tretí: Pracujte vo vašom prirodzenom rytme
Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority – Práve ste dočítali
Diel piaty: Zušľachťujte svoju sieť kontaktov
Diel šiesty: Využite užitočné príležitosti
Diel siedmy: Vyhnite sa arogancii. Dajte si pozor na falošnú skromnosť.
Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu
Diel deviaty: Minimalizujte administráciu

Diel tretí: Pracujte vo vašom prirodzenom rytme

Včera, v druhom diele môjho seriálu som spomínal, že sú tri zásadné výhody práce pre seba: Finančná nezávislosť, možnosť byť na seba dobrý a teda si lepšie užívať život a treťou výhodou, ktorú si dnes preberieme, je sloboda určiť si kedy a kde budeme pracovať.

  • Necíťte sa previnilo, ak nevyužívate svoju domácu kanceláriu celý čas.
  • Pracujte na posilňovaní vášho tela. Ak vaša produktivita po čase klesne, prestaňte pracovať. Boli by ste iba frustrovaný a otrávený.
  • Pomohla by vám zmena? Meňte veci. Pracujte v záhrade. Choďte do kaviarne. Ak vás to urobí viac produktívnym, šťastnejším blogérom, konzultantom, kapitalistom, je to dobre.

Praktické odporúčania: V rámci rešeršnej prípravy na túto sériu som objavil tento názor: Pracovať v posteli nie je pre mňa to pravé, ale ak na mňa príde nálada, veľmi rád pracujem v záhrade, na pohovke, v domácej kancelárii alebo príležitostne si urobím prestávku.

Ja zas rád časť práce vykonávam v polohe ležno, laptop na kolenách (už mám svoju kvótu detí splnenú ;) ) Hlavne ranná hodinka čítania webu prostredníctvom svojej RSS čítačky. Naopak, mravčia práca mi ide od ruky pekne za stolom.

Pokiaľ sa podarí nastaviť toky peňazí tak, že sú uspokojené všetky osobné a rodinné potreby a splnené základné ciele podnikania, je len na vás, či sa budete hnať za väčším a väčším a väčším ziskom a prímom, alebo si upravíte pracovný rytmus na 4×4. Nejde o žiadne tereňáky, ale o rytmus práce 4 hodiny 4 dni v týždni. Keď vás po mesiaci chytí pracovný zápal, kľudne nahoďte údernícky rytmus 20×7.

Ak radi beháte pri mesiačiku, tak pracovný blok dajte na doobedie a šport na večer. Ak máte svoju cieľovku medzi dôchodcami či matkami, naplánujte trebárs prácu v kaviarni hypermarketu od 8:00 do 10:00.

Poznámka na okraj: V prípade, že vás často prepadajú pocity beznádej, nestíhačky, časového stresu, pomôže, keď si nastavíte pravidelný denný režim. (Vytvorenie pravidelnosti je klasickou terapiou depresívnych stavov.) Normálny rozvrh hodín. Pri jeho zostavovaní sa ale riaďte dnešným odporúčaním. Vytvoríte si síce pevný rámec, pravidelnosť, ale podľa vášho rytmu.

Druhá poznámka na okraj: Zmena je zmenou len vtedy ak sa mení niečo, čo je pravidelné, obvyklé, zabehané. Vtedy je zmena prínosom. Zmena neustálej zmeny je neproduktívny chaos.

Zajtra sa už vrhneme do víru práce a posvietim si na plánovanie práce.

Ďalšie časti seriálu:
Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie
Diel druhý: Buďte na seba dobrý
Diel tretí: Pracujte vo vašom prirodzenom rytme – Práve ste dočítali
Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority
Diel piaty: Zušľachťujte svoju sieť kontaktov
Diel šiesty: Využite užitočné príležitosti
Diel siedmy: Vyhnite sa arogancii. Dajte si pozor na falošnú skromnosť.
Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu
Diel deviaty: Minimalizujte administráciu

Diel druhý: Buďte na seba dobrý

Keď pracujete sám vo svojej domácej kancelárii, je veľmi jednoduché zanedbať svoje telo.

  • Pite dostatok tekutín.
  • Jedzte poriadne a zdravé. Pravidlo „Jedno teplé jedlo denne“ ešte nikto nezrušil.
  • Cvičte počas dňa.
  • Snažte sa urobiť si jeden alebo dva dni prestávku na konci mesiaca.
  • Kúpte si poriadne manažérske kreslo, veľký displej, pohodlnú klávesnicu. Žiadne kompromisy.

Dodržiavanie týchto zásad vám pomôže udržať vaše telo zdravé a mozog aktívny. Ochráni vás to pred bežnými chorobami.

Praktické odporúčania: Každý pocíti rozdiel ak nepije dosť vody/tekutín, neje ovocie alebo vynechá obedňajšiu prechádzku. Stráca sa sústredenosť na prácu a všetka práca ide akosi pomalšie.

Pauza počas víkendu mi často pomôže znovu sa sústrediť na prácu. Najlepšie nápady, hlavne koncepčné ma napadajú pri ťažkej manuálnej práci v záhrade. Také kosenie je super podnetné.

Môj ideálny pracovný týždeň má v stredu voľno. Nedá sa to vždy dodržať, no snažím sa na stredu si plánovať viac rešeršných aktivít ako tvorivých. Už som o tom písal v článku Streda je filozofický deň. Zdá sa to ako zbytočne veľa voľných dní, streda, sobota, nedeľa? Keď pracujem hlavou a živia ma nápady, tým sa nedá rozkázať, aby neprišli v čase voľna. Skôr to myslím tak, že pondelok, utorok, štvrtok a piatok sú dni tvrdej mravčej práce (píšem správy, editujem,….) a voľné dni sú skôr dňami koncepčnými. Lebo bez koncepcie sa žiadne dieťa nenarodí.

Možnosť byť na seba dobrý, po finančnej nezávislosti a zajtra preberanej téme, je zásadný prínos, ktorý by mala práca pre seba priniesť. Freelancer, podnikateľ, kapitalista, voľná noha, SZČO, nazvite si to ako chcete. Mne sa páči kapitalista.

Máte aj vy svoj spôsob, ako sa rozmaznávate v práci? Sem s ním do komentárov.

Ďalšie časti seriálu:
Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie
Diel druhý: Buďte na seba dobrý – Práve ste dočítali
Diel tretí: Pracujte vo vašom prirodzenom rytme
Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority
Diel piaty: Zušľachťujte svoju sieť kontaktov
Diel šiesty: Využite užitočné príležitosti
Diel siedmy: Vyhnite sa arogancii. Dajte si pozor na falošnú skromnosť.
Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu
Diel deviaty: Minimalizujte administráciu

Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie

Nemáte šéfa? Ste sám sebe pánom? Pracujete doma? Píšete rôzne analýzy, texty, články, hodnotenia? Tvoríte obsah webových stránok? Musíte pravidelne písať správy o svoje činnosti svojim nadriadeným? Smolíte dokumentáciu? V najbližších desiatich dňoch na tomto blogu nájdete desať užitočných rád, ako pracovať s radosťou a optimizmom. Ako sa neuštvať, udržať svoju myseľ sviežu. Slovom dosiahnuť úspech.

Jednotlivé rady sú inšpirované mnohými článkami tak rôzne po sieti. V rámci bonusového 11. dielu prinesiem súhrn odkazov na texty, ktoré považujem za užitočné. Po sieti nájdete hafo takýchto článkov. Isto ste ich už čítali. A považujete ich za zbytočné, veď každý to pozná. Veď sú to prirodzené veci. Súhlasím! Aj táto séria je pre vás zbytočná, ak máte svoj systém. A máte ho naozaj? Nedalo by sa na ňom niečo zlepšiť. V ôsmej časti tohto seriálu budem písať práve o tom, ako zlepšiť svoj dokonalý a fungujúci systém práce tak, aby bol ešte dokonalejší a zajtrajšky boli ešte svetlejšie.

Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie

Som presvedčený, že množstvo rušivých momentov v okolí exponenciálne energiu potrebnú na sústredenie sa na prácu. Zničte ich:

  • Urobte čokoľvek, čo vám umožní nájsť a udržať sústredenie a odblokujte vonkajšie rozptýlenie.
  • Zlepšite vaše pracovné prostredie tak, aby ste minimalizovali hluk a vyrušenia
  • Skroťte nástroje online komunikácie. Nekontrolujte e-mail každú chvíľu, vypnite IM aplikácie (ICQ, Gtalk, Miranda, Skype)
  • Nazhromaždite si výhradné časové bloky na rešeršnú prácu a na písanie. Ale hlavne: Dodržujte ich!
  • Skúste si plánovať stretnutia a rozhovory, nastavte si pripomenutia. To vám umožní zabudnúť na schôdzky. Tým sa zbavíte podvedomého časového stresu.

Praktické odporúčania: Ako najlepšie odblokovať hlasné okolie? Často je jedinou cestou nasadiť si sluchátka a pustiť si muziku o ktorej viete, že vám pomôže pri práci.

Vypnite si IM na celé doobedie, aby ste mohli urobiť veľkú časť práce ráno a doobeda.

Posuňte si denný rytmus tak, aby sa pretínal s ostatným okolím len minimálne. Vstaňte 2. hodiny pred ostatnými členmi domácnosti. Kým oni vstanú a začnú sa vám motať po dome, búchať dvermi od kúpeľne, máte dva texty hotové.

Historická rada: Neučte sa na skúšky na kúpalisku. Platí obzvlášť pre pánov. Skoro holé baby sú dobrou inšpiráciou pre básnikov, ale dokážu zabiť každé dobré predsavzatie nad skriptami z farmaceutickej chémie.

Jeden asistent na organike chodil do práce na obed. Do poobedia vybavil veci vyžadujúce interakciu s okolím a od 17:00 mal istotu, že do polnoci od neho nikto nebude nič potrebovať.

Máte aj vy svoj spôsob, ako sa brániť rušivému okoliu? Sem s ním do komentárov.

Ďalšie časti seriálu:
Diel prvý: Odstráňte rozptýlenie – Práve ste dočítali
Diel druhý: Buďte na seba dobrý
Diel tretí: Pracujte vo vašom prirodzenom rytme
Diel štvrtý: Plánujte a stanovujte si priority
Diel piaty: Zušľachťujte svoju sieť kontaktov
Diel šiesty: Využite užitočné príležitosti
Diel siedmy: Vyhnite sa arogancii. Dajte si pozor na falošnú skromnosť.
Diel ôsmy: Zlepšujte svoj systém, automatizujte svoju prácu
Diel deviaty: Minimalizujte administráciu

Po e-maile akcia

Pred nedávnom prebehli diskusie a stále sa opakujú, čo s neprečítanou poštou. Samozrejmé ideálne riešenie je poslať všetkých rovno do koša. Och ako často a ako rád by som tam poslal mnoho e-mailov, no nedá sa. Treba na ne reagovať. A tu ma prekvapilo, že mnohí, inak sofistikovane pôsobiaci ľudia, využívajú jediný nástroj a to je ovľajočkovanie, praporkovanie. Neviem, nerozumiem pohnútkam, ale asi to bude naozaj obľúbená činnosť nad listami kolegov a obchodných partnerov, keďže aj Gmail ako základnú možnosť ponúka označenie správy hviezdičkou.

Ide to aj inak

Čo s takou správou, keď už sa prebila cez horu antispamových filtrov a vírusových kontrol? Sú dve možnosti, správa vyžaduje akciu a správa nevyžaduje akciu. Ak nevyžaduje akciu, škoda, že sa vôbec narodila. Mne pomáha príležitostná otázka pre odosielateľa, že čo s tým mám robiť. A keď nič, tak že takú správu nechcem. Na tretíkrát pochopia všetci. Tak som vyriešil e-mailové pakoviny a teraz k tým akciám. Ak teda treba akciu, tak, ako správne uvažujúci manažér, treba ju naplánovať. A sme pri koreni veci, teda akcie. Plánovanie, znamená zdať do kalendára, do zoznamu úloh na zajtra. Prípadne ak je termín ASAP teda včeraboloneskoro, tak treba napísať správu o výsledku, takže predsa len treba naplánovať, čiže zadať do kalendára, do zoznamu úloh na zajtra. Robte si poznámky, ukazujú, že pracujete! Všimli ste si? Žiadne hviezdičkovanie, praporkovanie či vľajočkovanie. Pekne zapísať do kalendára (elektronického či papierového) do zoznamu úloh (elektronického či papierového).

Akú verziu, či elektronickú, online, offline, či papierovú zvoliť, je len a len na osobných sympatiách. Akokoľvek by som vás chcel presviedčať, že elektronické formy sú lepšie, nebude sa mi to dariť a to z prozaického dôvodu. Už roky používam kombináciu MS Outlook a PDA a napriek tomu, či práve preto, neodvažujem sa povedať, že takto je to efektívnejšie. Aby sa ukázali elektronické verzie efektívnejšie, museli by ich používať všetci v mojom okolí. A druhá vec je, že zatiaľ som neobjavil skutočne ergonomické riešenie.

A ako ste na tom vy? Používate spolu s e-mailovým klientom aj kalendár a zoznam úloh?