V mojej dlhodobej sérii o úskaliach malej firmy vám dnes porozprávam o tom, ako vysedávaním na poradách ušetríte kopu pracovného času.
V druhom diele som hovoril, že je potrebné si vytvoriť niekoľko funkcii a tie následne obsadiť živými ľuďmi. Nie je podmienkou, aby platilo, že čo funkcia to človek. Dokonca v pohode môže platiť, že všetky funkcie obsadí jeden človek. Zásadné je len, aby sa na svoj projekt pozeral očami danej funkcie. Pretože inak vidí potreby projektu markeťák, inak projektový manažér, inak investor a inak sekretárka. Z týchto rôznych pohľadov vzniká úspešný projekt. A jediným miestom, kde sa jednotlivé funkcie môžu stretnúť je výrobná porada.
Ale čo je presne výrobná porada?
- Je miestom a časom, kde sa musia pretnúť výkony všetkých jednotlivých funkcii.
- Je miestom, kde ľudia navzájom vidia na čom pracujú ostatní vo firme.
- Je to miesto, kde si jednotlivé funkcie môžu ukladať navzájom úlohy.
- Je miestom na vyjadrenie konštruktívnej nespokojnosti s fungovaním oddelenia vo dverách oproti.
- Je priestorom na rozdelenie čiastkových úloh projektu medzi jednotlivé funkcie.
- Je miestom, kde si ľudia potvrdia, že rozumejú aké je miesto ich funkcie v projekte.
- Je miestom na verejnú pochvalu konkrétnych ľudí za splnenie úloh. (Nie je miestom na verejné pokarhania jednotlivcov za nesplnené úlohy.)
- Je miestom na prezentáciu celkových úspechov a celkových neúspechov firmy.
- Je miestom na krátke úvahy o budúcnosti, o konkurencii, o nesmrteľnosti chrústa.
- Je miestom na ukončenie a vyjasnenie si vnútrofiremných chýrov, šuškánd a dohadov.
Ešte si dáme niekoľko bodov k výrobnej porade:
- Porada má trvať maximálne 2 hodiny, ideálne 45 minút raz za týždeň (7 dní).
- Porada sa má konať v pravidelnom čase v týždni (optimálne v utorok (prípadne štvrtok) doobeda).
- Porada sa nemá konať poobede (po jedle) a už vôbec nie pred koncom priemernej pracovnej doby.
- Ideálne vždy, ale minimálne na každej 4 sa musia zúčastniť všetci pravidelný účastníci fyzicky. Telekonferencia je fajn, ale nie je to výrobná porada.
- Účasť na porade má najvyššiu prioritu pred akýmikoľvek pracovnými aktivitami. Platí aj pre obchodných cestujúcich a inštaláciu nového servera.
- Poradu vždy riadi najvyšší šéf a na jej začiatku sedí za vrch stolom a chrbtom k nejakej stene.
- Vždy musí vzniknúť písomný zápis, ktorý sa distribuuje do maximálne 6 hodín po skončení porady.
Teraz by malo nasledovať rozpísanie, vysvetlenie, zdôvodnenie a popis dôsledkov nedodržania jednotlivých bodov. Ale nebude. Jednak, ak vás niečo špeciálne zaujíma, vrhnite to do komentárov a odpoviem. Po druhé, ide už o skutočne odborné vedomosti a skúsenosti z rôznych podriadených a nadriadených pozícii, ktoré sú predmetom mojej obživy. A po tretie, toto je posledný plnohodnotný článok z mojej profesionálnej manažérskej oblasti na tomto rodinnom blogu. Všetky ďalšie už budú vychádzať na mojom firemnom blogu.
No dobre, že ste to vy, moji verní návštevníci, tak čosi podrobnejšie o tom predposlednom bode, teda o tom, že výrobná porada je miestom pre krátke úvahy o budúcnosti, o konkurencii, o nesmrteľnosti chrústa. Zásadné je to, čo je zvýraznené, teda krátke úvahy. Výrobná porada nie je firemný brainstorming. To sú dve odlišné udalosti a z ich základných princípov vyplýva aj odlišné vedenie diskusie, odlišná forma zápisu a aj rôzne zloženie osadenstva. Ak potrebujete prediskutovať, uvažovať, plánovať, vymýšľať, tak si na výrobnej porade naplánujte na nejaký deň brainstorming, určite zoznam účastníkov a tak podobne. Ak sa nejaká debata rozvinie, kľudne ju takto utnite a preneste na iný čas a iné miesto. Vyhraďte problému samostatné riešenie a kompetentných ľudí.
Na poradu má prísť každý pripravený. Súčasťou prípravy má byť aj jedna dve vety o tom, čo počulo o konkurencii na neformálnych fórach, v kuloároch, šuškada zo sveta. Kľudne aj veci netýkajúce sa priamo jeho funkcie. Toto donášanie nových informácii treba zásadne podporovať. Súčasne sa nesmie porada rozpadnúť na diskusiu o prinesených informáciách.
Všimnite si, že v momente, keď necháte debatu voľne plynúť, nezúčastnené funkcie sa zahĺbia do kresla, zahľadia von oknom a vychutnávajú si voľno. Zamestnanci milujú porady, pretože je to čas, kedy nemusia pracovať a podávať výkony a výsledky. Stačí sedieť a ako sa im dá priestor na voľnú diskusiu, plne ho využijú na 150%. Toto treba obrátiť. Z bezcieľneho tliachania o tom čo sa vraj chystá, treba urobiť novú úlohu v znení: Ten a ten vtedy a dovtedy overí túto informáciu. Z otvorených otázok treba urobiť uzavreté a vyprodukovať akčný zápis v čase, priestore a funkcii. O tom, že si jednotliví ľudia sami sebe termínujú úlohy sa hádam ani netreba zmieňovať.
A to je pointa nadpisu. Výrobná porada je nástroj v riadení firmy, v zabezpečení jej efektivity. Ale je potrebné s výrobnou poradou vedieť zaobchádzať. Veď si predstavte, kto na tej porade sedí. Sú to profíci vo svojich oblastiach. Šéf za vrch stolom nemá šancu im v detailoch ich práce konkurovať. Ale má povinnosť mať nadhľad, kontrolu nad celkom, definovať priority a tým aj autoritu pred nimi.
