Čo že som vám to včera na FB sľúbil? Jáj, ten oný proces o procesoch. Teda vlastne článok o procesoch. Ukážeme si to na príklade a príbehu, lebo príbeh musí byť. SOI vraj našla vraj prebalovaný vraj tovaru v nejakej vraj nemenovanej maloobchodnej vraj prevádzke.
Do Kauflandu na Popradskej ulici v Košiciach sa vybrali inšpektori cielene, na základe podnetu spotrebiteľa. Ten vlani v júni nafilmoval, ako predavačky vo večerných hodinách vybaľovali syry a dávali na ne nové etikety. Toto video zverejnil portál topky.sk.
Na druhý deň, teda 6. júna, našla inšpekcia obaly zo syrov a mäsových výrobkov v smetnom koši.
Zdroj: Kaufland dostal za prebaľovanie syrov pokutu 100-tisíc, dôkazy našli v koši.
Štát udelil pokutu a tým jasne a konkrétne povedal, že máme na manažment strát rozpočet 100 000€. To je výška pokuty, ktorú dostali za to, že sa vraj snažili vraj exspirovaný vraj tovar znovu zabaliť do vraj pozlátka a vraj zas predávať. Pekné nie, tých 100000€? Sú dve možnosti ako s nimi naložiť:
- zaplatíte právnikov, ktorý vás budú vyviňovať
- postavíte odolné procesy kontroly a prevencie
- zaplatíte pravidelne pokutu
Píšem, že sú len dve možnosti. Tá tretia vedie skôr či neskôr, ale asi skôr k ukončeniu biznisu. (Leda by ste boli oný henten, hlavne nemenovať) Takže čo urobíte?
Právnici sú jednoduché riešenie. Ale rovnako ako tretia možnosť, je to riešenie neudržateľné. Keď sa vám minie rozpočet na právnikov, problém s výskytom starého tovaru trvá. Navyše tí utáraní novinári a filmujúci zákazníci.
Jednoduché riešenia nie sú. Musí sa pracovať. Je to od matky prírody podraz. A za všetko môže entropia, kua. Takže poďme pracovať. Kua, kua.
Analýza musí byť
Čo všetko má vplyv na množstvo tovaru, ktoré nestihnete do jeho exspirácia či skončenia doby použiteľnosti predať?
- systém tvorenia normy zásob
- úplatky zamestnancom a transferové objednávky
- prémiový systém a systém profesného rastu
- školenie BOZ na prácu vo výškach a ochranné pomôcky
- zvládanie predajných techník
- schopnosť interného audítora sa mračiť
- systém cenotvorby
To sú veci, že? To by ste nepovedali, že počet vrások na čele interného audítora rozhoduje o tom, či niektorá vaša maloobchodná pobočka dostane pokutu za nález exspirovaného tovaru. Ono totiž vždy sa niečo nájde. Ak sa interný audítor málo mračí, nenašiel žiadne pochybenia. Ale inšpektor SOI ich môže nájsť. Nález audíotra vás stojí len jeho plat a nejaký ten benzín do jeho služobáka. Nález SOI vás stojí 100 000€ a utáraných novinárov..
Prémiový poriadok motivuje zamestnancov klamať interného audítora. Čím viac sa interný audítor mračí na prémiový poriadok, tým lepšiu spätnú väzbu dostáva oddelenie ľudských zdrojov od prevádzky. Priznám sa bez mučenia, keď som analyzoval interné procesy lekárenských sietí, vždy som si ako prvé nechal ukázať prémiový poriadok a súčasne aj mieru jeho napĺňania. Teda nie len tú slubotechnu, ale skutočné udelené prémie za splnenie konkrétnych parametrov prémiového poriadku.
Ľuďom môžete prikazovať, zakazovať, ale bude to ako keď s palicou naháňate sliepky po dvore. Kto to niekedy v detstve zažil u starých rodičov vie, že existuje lepšie a hlavne ľahšie riešenie: Nasypať trochu zrna do kurníka. Sliepky tam naskáču samé a ochotne. Takto funguje prémiový poriadok. Keď je súčasťou prémiového poriadku ušetrené mankovné, je to celé zle.
Čo to tam máme ešte? Aha, systém cenotvorby. Vedia zamestnanci, čo majú urobiť s tovarom v čas T-6, T-4, T-12? Viete, ľudia, ktorí nevedia čo budú robiť s výsledkom jednej svojej činnosti, pri následnej činnosti, sa boja. A strach z toho, čo by sa malo spraviť s tovarom, ktorý nájdu pri pravidelnej kontrole zásob s exspiráciou kratšou ako 4 mesiace ich motivuje k tomu, že nič nenájdu. Ani keď to bude T-6 týždňov. Až keď im to bude blbé predávať v čase T-12 dní, tak nájdu čo už dávno našli. A už na nič nie je čas. Len to vyhodiť. Alebo prebaliť.
Ups, keď to vyhodia, bude manko, nebudú prémie. Zato interný audítor je vysmiaty a bez vrások. Veď si splnil svoj plán kontrolných návštev a so všetkými je priateľ. A tak nám to pekne všetko do seba zapadlo. Výsledkom je pokuta pre nášho zamestnávateľa 100 000€.
Prvý nápad – vytvoríme projektový team
To naozaj? To naozaj si myslíte, že nejaký jednorázový projektový team niečo dlhodobo udržateľné vytvorí? Tak znovu: Ako motivujete členov toho teamu? Dokončením projektu? A potom? Potom už zavriete a už nebudete nič robiť? A keď sa zmenia podmienky na trhu, kto upraví postupy a návody?
Tak znovu a lepšie
Druhý nápad – procesný manažment skladových zásob
A to som tie tri odstavce a tých 8 bodov vypisoval zbytočne? To vám naozaj nedošlo, že manažment skladových zásob, to nie je len chodenie pomedzi regály v sklade a kontrola exspirácii?
No ak vám to nedošlo, tak vám to hovorím priamo: Je to komplex rôznych pravidelne sa opakujúcich procesov. No a preto by vás malo napadnúť riešenie číslo 3
Tretí nápad – kontrola procesov súvisiacich so skladbou zásob
Proces popisuje pravidelne sa opakujúcu sa činnosť sa. Žiadny projekt, ktorý raz začne a v konkrétny čas aj skončí. Proces je synonymum pre dlhodobú udržateľosť a neustáli vývoj. Dokonca aj na organizovanie projektov sa oplatí mať nejaký spísaný proces. Nie je predsa dôvod stále objavovať vo vlastnej firme nové kolesá. Nie je nič jednoduchšie, ako vziať nejaký recept a podľa neho zopakovať tvorbu úspešného projektového týmu.
Podľa mnou spísaných procesných modelov a popisov môžete dnes najať cvičenú opicu a zajtra vám dodá uspokojivé výsledky. Ale neodporúčam to. Hej, v prípade núdze aj cvičená opica je viac ako preťažený zástup z iného odelenia, ale šikovný zamestnanec hĺbajúci nad svojou prácou je viac.
Cvičená opica na rozdiel od hĺbavého zamestnanca, vám nikdy nedá spätnú väzbu k svojej práci. Nepovie vám, že sa to dá aj lepšie ako to nejaký procesný manažér so stopkami v rukách vymyslel. (V skutočnosti to nevymyslel, len pozorne načúval, ako to robia. Ale to je iný príbeh)
Vy nalistujete do histórie riadenej dokumentácie a uvidíte, že vo verzii daného procesu 11.18. z pred troch rokov (no kto si to pamätá, no kto?) jeho dnes navrhovaná zmena nepriniesla očakávané výsledky. A tak vyzvete tohto šikovného zamestnanca, aby sa ešte skúsil zamyslieť nad tým čo robí v kontexte už prebádaných slepých uličiek. Bez procesného manažmentu v podobe riadenej dokumentácie sa do tých slepých uličiek budete chodiť pravidelne pozerať. A svetlo na konci tunelu neuvidíte.
Hovoril som vám, matka príroda je suka a bez práce tú entropiu neporazíte.
Ja viem, že vy viete ako to má byť. Ale to je ako s nápadom. Tých je tisíce, ale len ten, kto ich zrealizuje, bude aj milionár. Pozrite si film Sociálna sieť.
Pod čiarou: Stále vám vŕta v hlave to BOZ? Keď sa v lampe vypáli žiarivka, jej výmena môže byť práca s elektrickým prúdom a práca vo výškach. Keď nemáte preškolených zamestnancov, je v sklade tma a nedajú sa kontrolovať dátumy použiteľnosti. Takže nezabúdať na BOZ!