Komentár od profesionála na firemné procesy k riešeniu jednej reklamácie. 

Profesionálne sa zaoberám  tvorbou interných predpisov práve pre takéto prípady. A ako profesionál by som nikdy nedovolil, aby vyjadrenie k reklamácii malo akékoľvek pokračovanie za čiarkou. Pripomeňme si vyjadrenie reklamačného oddelenia:

Kurzovní rozdíl byl na Váš účet mKonto vrácen v rácmi proklientského přístupu, i když chyba ve vrácení Vaší zahraniční platby nebyla na straně mBank.

Viete, riešenie reklamácie je delikátna vec. Zákazník je nasraný odpočiatku.

Veď začalo to tým, že som zistil, že nezrealizovali môj príkaz na úhradu a ešte mi aj vzali peniaze.

To naozaj nezdvihne náladu. Pre firmu je jasným signálom o nasranosti, že prišla reklamácia. V tej chvíli sa musí vo firme spustiť sled operácii, ktoré hlavne znížia nasranosť klienta. Je úplne jedno aká je pravda. Platí, že najlepším šíriteľom reklamy je spokojný klient. To je dlhodobá záležitosť. Klientom v tomto prípade nie je človek, ktorý využíva klientské služby ale ten, kto si zadal vyriešenie reklamácie. Vy ho musíte uspokojiť.

Zabudnite, že ste banka. Teraz poskytujete službu riešenie reklamácie. A sú len dve možné riešenia:

1. Nežne a súčasne bez možnosti pochýb klientovi ukážete, že chyba je na jeho strane a súčasne mu pomôžete zmierniť následky jeho vlastnej chyby.
2. Budete kompenzovať jeho straty v plnej výške.

Všimnite si, že nikde nie je spomenuté nejaké uznanie vlastnej chyby, nejaké chválenie sa prozákazníckym sprístupom. To musí byť myšlienka toho klienta. On sám musí z toho, ako bola reklamácia vyriešená sám prísť na to, že ste urobili prozákaznícky prístup, že ste uznali chybu, že ste sa mu snažili pomôcť, že ste ho v tom nenechali samého.

To je dôležité, aby vedel, že aj keď sa stane v budúcnosti nejaký problém, nebude na tom škodný. A teda nemá dôvod odchádzať ku konkurencii. Dokonca o tom môže porozprávať svojim priateľom.

Takže v tomto duchu by informácia pre klienta znela:

Chyba vo vrátení zahraničnej platby nenastala na vašej strane a preto bol kurzový rozdiel vrátený na vaše konto.

Môžete sa tak akurát pochváliť, že ste vďaka nemu zrevidovali interné systémy, aby sa podobné problémy neopakovali. To je tiež dôležité. Pretože keď klient vie, že v budúcnosti už nenastane podobný problém. Takže nemá dôvod odchádzať ku konkurencii.

Vyjadrenie k reklamácii nie je miesto pre honenie si vlastného ega pomocou zdôraznenia vlastného proklientského prístupu, zdôrazňovania vlastných strát a už vôbec nie zdôrazňovaním náročnosti riešenia.

A čo mne predviedlo zákaznícke oddelenie mbank.cz?

• Dňa 4.3. mBank uznala pochybenie. Citujem: “Dovolujeme si Vám oznámit, že Vaše odchozí zahraniční platba ve výši 550,00 EUR ze dne 5.2.2014 byla na Váš účet mKonto vrácena dne 7.2.2014 z důvodu technického problému v Commerzbank Frankfurt.”

A to bolo všetko!  A čo si toho mysleli? Že výsledkom mojej reklamácie bude nezrealizovaná platba, moja strata 925,48 Kč a ich e-mailové ospravedlnenie? To si mysleli, že ja budem z takejto situácie nadšený a uspokojený ako dobre posúložený pes?

WTF?!?

Zamyslel sa niekto v reklamačnom oddelení? Predstavil si dotyčný človek seba, ako číta to vyjadrenie? Na čo myslel procesný manažér v mbank.cz, keď tvoril pokyny pre pešiakov v reklamačnom oddelení?

Ani zrealizovaná platba, aj menej peňazí na účte. A po mesiaci niečo o tom, že chyba sa nestala v mbank.cz.

Ako profesionál znovu pripomínam horeuvedené dva body: Buď chybu urobil klient a pomôžeme mu zmierniť následky jeho vlastnej blbosti, alebo uznáme reklamáciu. Nič iné neexistuje.

Súvislosti procesu reklamácie

Keď už tu rozoberám moju profesiu procesného manažéra, musím byť dôsledný. Proces reklamácie súvisí s procesom definovanie marže. V hrubom zisku musí byť myslené na reklamácie. Je to súčasť procesu tvorby rozpočtu na reklamu.

Náhľad do reklamácii musí byť súčasťou procesu vývoja.

Je zaujímavé, že vo všetkých interných dokumentoch, v ktorých som robil revízia a úpravy, bola spojená úloha hovorcu firmy s marketingovým oddelením. Ale už nikdy sa nechcelo marketingové oddelenie miešať do riešenia reklamácii. To nech si rieši prevádzkové oddelenie. A naopak.

V tom je sila procesného riadenia. Riešite kompletný proces naprieč oddeleniami, naprieč projektami.